QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tổ chức sự kiện vào những dịp quan trọng của công ty, gia đình đang ngày càng phổ biến. Có nhiều loại hình sự kiện khác nhau: Giới thiệu sản phẩm, động thổ khai trương, hội thảo, tiệc cuối năm, tiệc sinh nhật, tiệc cưới… Mỗi loại hình sự kiện điều có những yêu cầu và đặc trưng riêng, tuy nhiên tất cả đều có một quy trình chung không thể bỏ qua. Vậy quy trình tổ chức sự kiện là gì, hãy để Solution Group– đơn vị có 16 năm tổ chức sự kiện chia sẻ nhé.

Nhận thông tin sự kiện từ khách hàng/cấp trên

Đây là bước đầu tiên để lập kế hoạch tổ chức sự kiện là nhận thông tin từ khách hàng hoặc sếp (nếu làm cho công ty mình) nghiên cứu và đưa ra những đánh giá, hình dung ban đầu cho sự kiện đó.

Đây là loại hình sự kiện gì? Chủ đề chính của chương trình

Mục tiêu tổ chức sự kiện. Dành cho ai, cho sản phẩm hay chương trình gì?

Thông điệp của sự kiện gửi đến giới truyền thông, người tham gia sự kiện.

Khách mời và người tham dự

Thời gian, địa điểm tổ chức

Ngân sách dự kiến

Lên ý tưởng cho sự kiện

Khi đã nhận được đủ các thông tin yêu cầu về sự kiện, tiến hành họp team lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề cho sự kiện. Sự kiện có thành công, ấn tượng, đạt hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc vào chính ý tưởng sáng tạo. Cảm hứng là yếu tố quyết định ý tưởng tổ chức sự kiện có tốt hay không. Ý tưởng chính có thể nhận từ khách hàng hoặc cấp trên sau đó nhóm triển khai trên bộ thông tin đã có.

Nếu ý tưởng là linh hồn thì bộ chủ đề là diện mạo, từ màu sắc, hình ảnh, các hoạt động vui chơi đều có liên kết chặt chẽ với ý tưởng ban đầu.

Để có được chủ đề đúng, người làm sự kiện cần dựa vào sản phẩm, hành vi khách hàng, văn hóa người tham gia, mục tiêu tuyên truyền để xây dựng.

Lập kế hoạch tổ chức

Địa điểm diễn ra sự kiện

Xác định vị trí diễn ra sự kiện, trong nhà, ngoài trời. Tại các vị trí đặc biệt như bể bơi, bãi biển, hay tại các khu vực vui chơi…

Thời gian diễn ra sự kiện

Hình ảnh cho sự kiện: Bộ thư mời, vé mời, standee đặt ở cổng, và không thể thiếu backdrop của buổi tiệc.

Nội dung chương trình, người dẫn chương trình. Các hoạt động diễn ra ở đâu, trong thời gian bao lâu. Cần bao nhiêu người hỗ trợ và cần dụng cụ gì.

Kế hoạch truyền thông

Lên kế hoạch mời báo chỉ, người nổi tiếng, hoặc chia sẻ qua các kênh như facebook…

Dự kiến các rủi ro và phương án xử lý (mất điện, mưa, thiên tai…)

Ký hợp đồng

Sau khi đã hoàn thành kế hoạch, bạn phải thuyết trình với khách hàng/cấp trên để họ hình dung được sự kiện, phương thức tổ chức như thế nào, độ khả thi ra sao, có gì cần chỉnh sửa,… Sau khi chỉnh sửa, nếu kế hoạch được thông qua tiến hành ký kết hợp đồng. Team tổ chức triển khai sự kiện theo kế hoạch.

Triển khai

Trước sự kiện

Tập hợp nhân lực tham gia sự kiện, phân chia công việc cho từng cá nhân, bộ phận.

Khảo sát địa điểm.

Liên hệ các bên liên quan. Nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ: âm thanh, ánh sáng, ẩm thực; nghệ sĩ biểu diễn…

Kiểm tra quá trình thiết kế, in ấn Bandroll, backdrop, thư mời…

Thực hiện truyền thông sự kiện.

Sắp xếp mời khách, phương tiện đi lại.

Dàn dựng – lắp đặt.

Chuẩn bị phương án dự phòng xử lý rủi ro.

Tổng duyệt chương trình

Trong sự kiện

Người quản lý chính chịu trách nhiệm điều hành hoạt động thông qua hệ thống bộ đàm với nhân viên hỗ trợ đảm bảo sự kiện diễn ra đúng dự tính, làm hài lòng người tham dự lẫn khách hàng/công ty.

Sau sự kiện

Thu dọn hiện trường, bàn giao địa điểm.

Trả các thiết bị, vật dụng thuê mượn cho nhà cung cấp.

Solution Group - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổng kết, đánh giá và báo cáo

Tính toán thù lao nhân sự sự kiện, thanh toán chi phí cho các bên liên quan, các hạng mục chi phí phát sinh.

Tổng kết những gì đã hoàn thành, chưa hoàn thành, đo lường hiệu quả: số người tham dự, người mua hàng (nếu có), phản hồi từ khách… Rút kinh nghiệm để tổ chức sự kiện lần sau được tốt hơn.

Tổng kết công tác quảng cáo, truyền thông

Làm báo cáo tổng kết gửi khách hàng/cấp trên.

Hoặc bạn có thể liên hệ trực tiếp với Solution để có thể nhận được tư vấn tốt nhất cho chương trình sự kiện của bạn.