EVENT - SỰ KIỆN

Event – sự kiện không là điều xa lạ với người Việt, nhưng không phải ai cũng có thể hiểu chính xác về ngành này. Solution Group đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ cùng bạn tìm hiểu về Event, giúp bạn hiểu và có lựa chọn chính xác khi cần tổ chức sự kiện mới.

Event - sự kiện là gì?

Event là thuật ngữ tiếng Anh, tiếng Việt nghĩa là sự kiện. Sự kiện là hoạt động bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau: văn hóa, xã hội, chính trị…

Sự kiện là hoạt động quy tụ nhiều người ở cùng một không gian, địa điểm, thời gian và hướng tới một vấn đề.

Một số ví dụ về sự kiện như: Hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm, hội thảo khách hàng, chương trình ca nhạc, triển lãm…

Thế nào là tổ chức Event?

Tổ chức event như thế nào để đem lại hiệu quả cho khách hàng, nhận được phản hồi tích cực từ khách hàng. Người tổ chức sự kiện cần phải lên chi tiết kế hoạch, kịch bản, khách mời, dự kiến chi phí, rủi ro để sự kiện thành công. Solution Group chia sẻ với bạn hai cách tổ chức sự kiện phổ biến nhất.

Tự tổ chức sự kiện

Đây là cách mà khá nhiều đơn vị chọn bởi có thể tiết kiệm chi phí khi thuê đơn vị tổ chức events chuyên nghiệp. Có những đơn vị muốn tiết kiệm ngân sách nên tự lên kế hoạch và cử thành viên tổ chức họp, hội nghị, triển lãm, ra mắt sản phẩm, tổ chức du lịch, tiệc tất niên…

Tuy nhiên, với sự thiếu sót kỹ năng và kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện, nên tổ chức được một sự kiện thành công không đơn giản. Khi lên làm sự kiện, đơn vị cần đảm bảo các bước sau:

Lên kế hoạch

Lên kế hoạch cụ thể về thời gian tổ chức sự kiện, địa điểm tổ chức, khách mới tham gia. Dự kiến về các rủi ro, các phương án thay thế khi gặp vấn đề.

Dự trù kinh phí

Tổng hợp các chi phí cần có cho sự kiện. Phân bổ chi phí tới từng hạng mục một cách hợp lý, tránh thất thoát, lãng phí đảm bảo đủ cho hạng mục cần thiết.

Dự trù các chi phí phát sinh, tránh việc phát sinh quá lớn gây tổn thất kinh tế.

Khách mời

Khách mời là nhân vật quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kịch bản của chương trình. Khách mời có thể là khách hàng của doanh nghiệp, cũng có thể là KOL cho thương hiệu, sản phẩm sắp ra mắt. Cần đánh giá được nhu cầu, đặc điểm của khách hàng để có thiết kế thiệp mời, cũng như kịch bản, phương án đón tiếp hợp lý.

Lên kịch bản chi tiết

Chuẩn bị một kịch bản tốt, rõ ràng những hoạt động chính diễn ra trong sự kiện. Kịch bản càng chi tiết, việc áp dụng cẩn thận từ khâu đón khách, khai mạc, nội dung chương trình và bế mạc sẽ giúp chương trình thành công hơn.

Phân chia công việc

Để hoàn thành khối lượng công việc khổng lồ khi tổ chức sự kiện cần chuẩn bị và hỗ trợ rất nhiều. Lên danh sách khách mời, chuẩn bị các hạng mục tổ chức, chuẩn bị cổng chào, backdrop event, banner, poster, sân khấu, âm thanh, ánh sáng quà tặng… Tất cả công tác chuẩn bị cần được phối hợp giữa nhân sự và kịch bản trước đó.

Phân chia công việc cho đúng người, kèm theo timeline cụ thể để dễ dàng quản lý tiến độ công việc.

Tiến hành tổ chức sự kiện

Tiến hành sự kiện là bước cuối cùng trong quy trình tổ chức event. Bạn cần thực hiện theo đúng kế hoạch để ra, linh hoạt xử lý những tình huống phát sinh, điều khiển sự kiện theo tình huống thực tế.

Kết thúc sự kiện

Lắng nghe phản hồi từ khách hàng, rút kinh kiệm cho những sự kiện tiếp theo. Dọn dẹp, kiểm đếm các nguyên vật liệu sau khi chương trình kết thúc

Thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Việc tự xây dựng kế hoạch, thực hiện chương trình là cách giúp chủ doanh nghiệp yên tâm về nội dung tổ chức. Tuy nhiên rất mất thời gian và công sức cho việc mà mình không có chuyên môn, tỉ lệ thất bại cũng cao hơn vì nhiều lý do như: Giá cả các dịch vụ, địa điểm không phù hợp, âm thanh, ánh sáng không đạt chuẩn, MC, PG và nhiều chi phí phát sinh thay vì tiết kiệm.

Giải pháp thuê công ty tổ chức event

Để đảm bảo mọi chương trình sự kiện đều diễn ra một cách nhẹ nhàng và thành công, các công ty lớn lựa chọn thuê đơn vị chuyên nghiệp thay vì tự tổ chức.

Doanh nghiệp đưa ra các yêu cầu, ý tưởng về chương trình, còn lại đơn vị tổ chức sẽ hoàn thiện giúp bạn.

Đến với Solution group chúng tôi có quy trình tổ chức sự kiện bao gồm:

Tiếp nhận thông tin khách hàng: Mục tiêu sự kiện, thời gian địa điểm mong muốn và số người tham gia.

Chúng tôi tư vấn cho khách hàng về địa điểm phù hợp nhất với sự kiện, thời gian tổ chức và số lượng khách mời.
Lắng nghe nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
Báo giá cho khách hàng về sự kiện theo đúng yêu cầu và có dự trù phát sinh
Hẹn gặp khách hàng để trao đổi chi tiết.
Ký hợp đồng về các điều khoản tổ chức và cam kết cụ thể.

Chuẩn bị sự kiện

Liên hệ đặt chỗ tại địa điểm đã đưa ra.

Thuê MC, PG, sẵn sàng cho chương trình

Chuẩn bị thực đơn. Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm cũng như hình thức bắt mắt.

Chuẩn bị không gian diễn ra sự kiện. Sân khấu, âm thanh, ánh sáng, quà tặng…

Tổng duyệt trước khi sự kiện diễn ra

Tổ chức sự kiện theo kịch bản và dự trù những phát sinh thực tế. Đảm bảo những cam kết đã ký trong hợp đồng tổ chức.

Kết thúc sự kiện dọn dẹp hội trường kiểm kê nguyên vật liệu, tổng kết báo cáo.

Tiếp nhận ý kiến phản hồi từ khách hàng, chăm sóc khách hàng sau sự kiện.

Solution group đơn vị có hơn 15 năm kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện cam kết sự kiện luôn chất lượng hiệu quả. Đồng hành cùng khách hàng tạo dựng giá trị thương hiệu bền vững.

CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN GIẢI PHÁP VIỆT NAM (SOLUTION)

Website: http://solution.com.vn/