QUY TRÌNH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH THÀNH CÔNG
Tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp được xem là một trong những cơ hội vô cùng quý báu để tiếp cận tới khách hàng và cũng có tầm quan trọng trong chiến dịch marketing của công ty. Theo nhiều người nghĩ đơn giản : một sự kiện được tổ chức thật hoành tráng với kinh phí khủng hay có dàn người mẫu với thân hình nóng bỏng… sẽ tạo ra được thành công cho buổi sự kiện ra mắt sản phẩm, khai trương …
Đó thực sự là bề nổi mà phần đông người nhìn thấy. Đối với những người làm trong mảng tổ chức sự kiện nói riêng hay người làm marketing nói chung, việc lên kế hoạch cho từng bước thật tỉ mỉ là việc làm tiên quyết tới sự thành công của sự kiện đó.
Vậy kế hoạch từng bước cho người làm tổ chức sự kiện cần những gì và từng bước phải thực hiện như thế nào đều có một qui trình cụ thể để tránh những sai sót diễn ra ảnh hưởng tới sự kiện đó.
Đầu tiên nên xác định mục đích của sự kiện bằng cách đặt ra những câu hỏi sẽ giúp dẫn dắt sự kiện đi đúng hướng. Đối với tổ chức lễ khai trương, tổ chức hội nghị khách hàng cần xác định đối tượng hướng tới, những người quan tâm, có nhu cầu tham gia hoặc tiềm năng sẽ sử dụng? Để kỷ niệm một cá nhân cụ thể hoặc một tổ chức, công ty? … Khi biết chính xác những gì muốn làm, sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi thực hiện.
Việc tiếp theo là đặt mục tiêu. Doanh nghiệp mong muốn đạt được điều gì qua sự kiện đó ? Trong quá trình tiếp xúc có thể chọn lọc thêm những đối tượng khách hàng mới, nhu cầu mới nhưng vẫn nằm trong phạm vi dịch vụ công ty có khả năng cung cấp. Có thể phát triển thêm dịch vụ hoặc nâng cấp sản phẩm để đáp ứng một nhóm tiêu dùng với lợi nhuận cao hơn. Hoặc cũng có thể có thêm ý tưởng mới cho kế hoạch kinh doanh của quý công ty.Việc đặt ra mục tiêu rõ ràng của sự kiện và tập trung vào chúng không chỉ giúp người xây dựng kế hoạch có một sự kiện thành công mà còn giúp doanh nghiệp định hướng tốt hơn trên con đường phát triển thương hiệu. Có lẽ một mục tiêu là tài chính, một là cộng đồng, và là một nhóm người.
Để tổ chức sự kiện thực tế cần những người với các kỹ năng chuyên môn khác nhau là một điều cần thiết. Có thể giúp đỡ tất cả mọi thứ từ việc chuẩn bị lịch trình và ngân sách, mời khách hàng và thiết kế poster tờ rơi quảng cáo, người để chào đón khách tới tham dự ... Nói cách khác, đó là những người có đủ khả năng làm việc trong mọi tình huống phát sinh trong khi sự kiện diễn ra. Những người tin tưởng và có trách nhiệm với công việc.
Chi phí là phần không thể thiếu khi cân nhắc.Tất cả các chi phí, thu nhập, nhà tài trợ, và các chi phí nhân lực. Nên tìm cách để giữ cho chi phí thấp như xem xét địa điểm rẻ hơn ?
Ngoài ra có một số vấn đề phát sinh : Khách đậu xe sẽ như thế nào? Đặt phòng cho khách ở xa ? Sắp xếp bố cục cho sự kiện phù hợp với kích thước mặt bằng tổ chức event ? Cần thiết bị gì (loa đài, đèn chiếu sáng …) ? Việc cần làm là phải ngồi xuống và xem xét xử lý bất kỳ trở ngại có thể lường trước và ngăn ngừa.
Và cuối cùng đó là việc thiết kế poster ấn tượng làm hình ảnh đại diện giúp khách tham dự nhận ra event đó. Nó sẽ bao gồm ngày dự kiến, thời gian, địa điểm, tên của sự kiện, và một chủ đề hoặc tag-line cho sự kiện. Hãy suy nghĩ về những cách khác để có thể thu hút sự quan tâm của mọi người: E-mail Marketing, Facebook, Twitter … các trang web báo truyền thông khác.
Chuẩn bị một dự thảo kế hoạch của các hoạt động trong sự kiện bằng một số bảng mẫu có chi tiết thời gian cho từng công việc để tổ chức công việc một cách hoàn hảo nhất. Có vẻ ban đầu giấy tờ đó không cần thiết bây giờ nhưng với vai trò là người tổ chức sự kiện sẽ cảm thấy thật suôn sẻ vì không bỏ sót bất cứ điều gì.
Công ty tổ chức sự kiện Solution với hơn 12 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
