5 sai lầm nghiêm trọng khi doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện
Nhiều doanh nghiệp vẫn thường tự tổ chức các sự kiện đơn giản để cắt giảm chi phí, tận dụng nhân sự tại công ty để tổ chức. Thế nhưng chính vì “cây nhà lá vườn”, kỹ năng và kinh nghiệm tổ chức sự kiện còn yếu và thiếu chuyên môn nên không thể tránh khỏi sai lầm, rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện. Điều đó gây nên những ảnh hưởng nghiêm trọng, nhất là đến hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp.
Hãy cùng Solution tìm hiểu 05 sai lầm phổ biến sau:
Sai lầm số 1: Ý tưởng rơi vào lối mòn
Doanh nghiệp thường tham khảo những kế hoạch trên internet, và những bản kế hoạch đó khá sơ sài, bị bỏ qua rất nhiều yếu tố. Cùng với đó các ý tưởng cũ được xào đi xào lại sẽ trở lên rất nhàm chán. Chẳng có khách mời nào hứng thú tham dự một event khi mà họ đã đoán biết trước được trình tự của chương trình sẽ diễn ra như thế nào.
Tuy rằng nhân viên công ty chính là những người am hiểu nhất về doanh nghiệp mình. nhưng nhân viên công ty thường là những người thiếu cả trải nghiệm và kinh nghiệm thực tế, họ rất khó để có thể cập nhật thông tin mới và nảy ra những ý tưởng sáng tạo mới mẻ.
Những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có nhiều kinh nghiệm làm việc cho nhiều khách hàng, cùng nhiều lĩnh vực khác nhau, công ty sự kiện có thể tư vấn cho bạn những ý tưởng, công nghệ, chiến dịch… phù hợp nhưng vẫn đảm bảo sự đổi mới, sáng tạo và nắm bắt đúng xu thế thị trường.
Hãy tránh sai lầm và tìm ra đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tư vấn nhé!
Nếu mãi khép kín tư duy trong một chiếc hộp, thì không thể nảy ra những ý tưởng mới?
Sai lầm số 2: Điều khoản hợp đồng không rõ ràng
Khi làm việc với các bên cung cấp dịch vụ, bạn phải thật cẩn thận, tỉ mỉ trong việc xem xét các dịch vụ và điều khoản đi kèm hợp đồng.
Ví dụ như giá dịch vụ của thời điểm ký hợp đồng có khác gì so với giá thời điểm sử dụng dịch vụ? Nếu bên in ấn phông bạt in sai mẫu thì phải xử lý như thế nào, nếu đơn vị cho thuê âm thanh ánh sáng cung cấp không đúng chủng loại thiết bị thì đền bù ra sao?
Hãy nên tránh các cụm từ không rõ nghĩa, mang tính mơ hồ định lượng như “được thỏa thuận” hoặc “giải quyết tùy tình huống xảy ra”, điều này dẫn đến nhiều rắc rối không đáng có.
Sai lầm số 3: Không có phương án dự phòng
Cho dù bạn lên kế hoạch, checklist và chuẩn bị mọi công việc kỹ lưỡng ra sao thì trong bất cứ lĩnh vực nào, tổ chức sự kiện vẫn luôn là một công việc rất dễ phát sinh những việc không tính trước.
Bạn sẽ làm gì nếu như MC đến muộn hoặc bị bỏ bom? Biện pháp khi một sự kiện ngoài trời bỗng nhiên đổ mưa?
Nếu như không có phương án dự phòng đồng nghĩa với bạn đã tự đặt cho sự kiện của mình một dấu chấm hết.
Luôn có phương án dự phòng cho mọi kế hoạch, nhất là trong tổ chức sự kiện
Bài viết nhận được nhiều quan tâm: Giải pháp quản lý sự kiện hiệu quả.
Ngay cả những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng chưa bao giờ dám khẳng định 100% không có bất kỳ sự cố nào xảy ra trong event họ đảm nhận. Tuy nhiên, nhờ có kỹ năng và kinh nghiệm dày dạn qua nhiều sự kiện, họ luôn có sẵn phương án dự phòng hoặc cách xử lý nhanh nhạy cho những tình huống xấu nhất.
Sai lầm số 4: Thuê các hạng mục nhỏ lẻ từ nhà cung cấp khác nhau
Các doanh nghiệp thường cho rằng, việc thuê thiết bị âm thanh ánh sáng một nơi, lắp đặt sân khấu một nơi, bàn ghế hội trường một nơi sau khi đã so sánh bảng giá là tiết kiệm được chi phí. Chưa biết cắt giảm bao nhiêu chi phí nhưng chắc chắn một điều rằng việc này khiến doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian khi phải quản lý và làm việc với nhiều đối tác cùng lúc.
Bên cạnh đó, công ty sự kiện sẽ có được mức giá tốt hơn bởi vì họ là khách quen của các nhà cung cấp, hơn thế nữa được ưu tiên đáp ứng hầu như ngay lập tức các yêu cầu đột xuất về thuê thiết bị gấp hay vận chuyển vào giữa đêm hoặc không tính chi phí thuê quá giờ.
Hơn nữa, khi được “quy về một mối” duy nhất sẽ được quản lý dễ dàng hơn. Bạn chỉ cần liên hệ một đầu mối duy nhất là công ty sự kiện và sau đó có thể rảnh tay lo các công việc khác.
Bài viết nhận được nhiều quan tâm: Những điều cần biết khi tổ chức sự kiện.
Sai lầm số 5: Lựa chọn nhà cung cấp dựa trên bảng giá
Người mua hàng cũng có quyền cân đo đong đếm giữa các nhà cung cấp để lựa chọn cho mình một dịch vụ tiết kiệm chi phí nhất. Tuy nhiên, riêng với tổ chức sự kiện, giá rẻ chưa bao giờ là yếu tố quyết định.
Cùng là đồ dùng che chắn nhưng lều bạt đơn giản sẽ không thể so sánh với hệ thống nhà giàn vững chắc. Cùng là MC nhưng có người trên 5 năm kinh nghiệm, có những MC chỉ là “lính mới”.
Một người mua hàng thông minh không bao giờ dựa vào mức giá để đưa ra quyết định. Họ sẽ dựa trên giá trị mỗi nhà cung cấp đem lại và lựa chọn những sản phẩm dịch vụ chất lượng, hiệu quả với chi phí phù hợp nhất.
Trên đây là những lưu ý mà Solution đúc rút từ kinh nghiệm thực tế chia sẻ với bạn. Để doanh nghiệp của bạn tổ chức sự kiện hiệu quả nhất, bạn có thể gọi trực tiếp cho tư vấn viên chúng tôi ngay. Bạn sẽ được hỗ trợ tốt nhất về chi phí, cam kết hiệu quả và các chương trình khuyến mãi hiện hành của dịch vụ tổ chức sự kiện để tránh làm mất thời gian cũng như công việc.
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN GIẢI PHÁP VIỆT NAM (SOLUTION GROUP)
Website: http://solution.com.vn/
