“Bỏ túi” những điều cần biết khi tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một trong những hình thức đánh dấu chặng đường, quảng bá hữu hiệu cho sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của một doanh nghiệp. Sự kiện cũng tạo cơ hội quý báu cho các doanh nghiệp có cơ hội gặp gỡ, giao lưu, với đối tác, bạn bè, các cơ quan thông tấn báo chí. Quảng bá thương hiệu doanh nghiệm với giới truyền thông.

Nhưng không phải ai cũng biết về những yếu tố cần và đủ khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Dưới đây Solution xin chia sẻ một số bí quyết vàng để tổ chức sự kiện…

Kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm thực tế

Để thực hiện một sự kiện thành công, sự hiểu biết và kiến thức là rất quan trọng. Vì mỗi sự kiện, gala lại có những đặc tính, hình thức tổ chức riêng biệt.

Kiến thức chuyên môn là yếu tố quyết định tư duy và sáng tạo trong sự kiện.

Trước khi bắt đầu với việc quản lý một chương trình sự kiện, hãy chắc chắn rằng bạn có một tâm lý vững vàng, một cái đầu lạnh và đặc biệt phải hiểu chính xác những gì cần phải được thực hiện trong chương trình đó.

Một trong những bí quyết giúp bạn khi bỡ ngỡ, đó là hãy hỏi những đồng nghiệp đi trước có kính nghiệm về lĩnh vực này. Đừng ngại hỏi nếu như bạn muốn có một kho tang kiến thức về tổ chức sự kiện.

Lên kế hoạch thiết lập các giai đoạn với nhau

Lên kế hoạch, thiết lập các giai đoạn là một trong những bước quan trọng, cần thiết của một chuyên viên tổ chức sự kiện. Trong đó việc chọn địa điểm là yếu tố then chốt. Vì khi bạn và khách hàng đã đưa ra được quyết định cuối cùng về địa điểm tổ chức, thì mới lên tiếp được kịch bản khung, chương trình…

Tiếp đó, về người dẫn chương trình (MC) cũng là một trong những điều mà chúng ta cần phải để ý đến. MC là cầu nối, trung gian để truyền đạt những thông điệp, ý nghĩa mà doanh nghiệp muốn truyền tới những khách mời, yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của sự kiện.

Phân bổ thời gian khoa học

Hình ảnh minh họa

Khi lập kế hoạch một sự kiện, bạn cần phải có một khoảng thời gian hợp lý. Không nên có sự vội vã, bạn phải đặt mình vào vị trí khán giả để có thể tạo ra một sự kiện hoàn hảo, hấp dẫn. Chương trình nghị sự cũng cần được cân bằng, dự phòng đủ thời gian để lên kế hoạch.

Cẩn thận, trau chuốt

Bộ phận kỹ thuật solution luôn chạy thử nhiều lần, tránh gặp sự cố trong chương trình

Bố trí các thiết bị kỹ thuật phù hợp cùng  đội ngũ KTV có kinh nghiệm là rất quan trọng. Không ai muốn việc một phần của thiết bị bị hỏng hóc ở giữa hay cuối chương trình. Hãy chú ý đến từng chi tiết – ví dụ khi phát hai máy chiếu đồng thời trên hai đầu của sân khấu, nó phải được đồng bộ và có sự cân bằng cùng một màu sắc, cùng một thời gian…

Kinh nghiệm rút ra nên có các kỹ thuật viên kiểm tra ít nhất 2,3 lần các thiết bị trước khi vận hành chương trình.

Quy định phải luôn tuân thủ

Tổ chức sự kiện cũng yêu cầu số lượng phê duyệt, cho phép và thủ tục để được lấy giấy phép. Hãy chắc chắn rằng bạn, hoặc khách hàng của bạn, đã có đầy đủ giấy phép để được tổ chức sự kiện đó, nhất là những sự kiện lớn mang tầm quốc gia.

 Không có cái “Tôi” khi làm việc nhóm

Làm việc nhóm nghĩa là cùng nhau hướng về một mục tiêu chung, cùng phấn đấu để tìm kiếm sự thành công trong công việc. Nếu trong một nhóm có những cá nhân biết phát huy những ưu điểm của mình, đồng thời biết phối hợp cùng các thành viên khác để hoàn thành tốt mục tiêu của cả nhóm thì kết quả của sự cộng tác này đôi khi hiệu quả hơn cả sự mong đợi. Và tất nhiên trong tổ chức sự kiện cũng vậy.

Luôn có kế hoạch khi có sự cố xảy ra

Mọi thứ có thể xảy ra sự cố, không  chạy trơn tru và ổn định, đôi khi ở những phút cuối cũng có thể xảy ra lỗi. Đừng hoảng sợ – hãy bình tĩnh, tạo cho mình một cái đầu lạnh để khắc phục bằng một kế hoạch thay thế tại chỗ.

Yếu tố an toàn là vô cùng quan trọng

Trong khi điều quan trọng là để vui chơi, an toàn là một yếu tố rất quan trọng. Đảm bảo rằng lối thoát hiểm khẩn cấp đã được đánh dấu và bạn có đủ nhân sự được đào tạo bài bản để xử lý những  tình huống trong mọi trường hợp, xấu xảy ra…

Nên lựa chọn một công ty sự kiện uy tín

Solution với đội ngũ CBNV giàu kinh nghiệm, chắc chắn sẽ làm hài lòng từng đối tượng khách hàng

Là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện xuất sắc, uy tín nhất miền bắc, với 13 năm kinh nghiệm, Solution tự tin sẽ mang lại cho doanh nghiệp, quý khách hàng những sự kiện ấn tượng nhất. Không chỉ có thể làm nổi bật tinh thần, chủ đề của công ty mà còn giúp thúc đẩy sự gắn kết của các thành viên trong công ty một cách hợp lý, phù hợp nhất.

Luôn tươi cười

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng đó là luôn giữ một tâm trí vui vẻ và tích cực – nó làm giảm căng thẳng cho tất cả đồng nghiệp, mọi người xung quanh bạn. Khách hàng luôn luôn là thượng đế, một số điều có thể không đi theo ý thích của bạn, nhưng mấu chốt của sự thành công là sự ưng ý và thái độ thân thiết của bạn với khách hàng…

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ :

CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN GIẢI PHÁP VIỆT NAM (SOLUTION)

Hotline: 0912525577 - 0976602468

Email: contact@solution.com.vn

Website: http://solution.com.vn/