TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ? QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
SỰ KIỆN LÀ GÌ?
Theo từ điển tiếng Việt thì sự kiện là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin như: liên hoan tiếng hát truyền hình, các cuộc thi hoa hậu, hay các cuộc thi truyền hình,... mới được xem là sự kiện.
Có người lại hiểu sự kiện không chỉ bao gồm những hoạt động quy mô lớn như trên mà còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp hơn trong đời sống xã hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,...
Một số khác lại hiểu sự kiện chủ yếu là những hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị và thương mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,...
Tóm lại sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.
Trong Marketing, Event được định nghĩa là hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.
TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?
Tổ chức sự kiện là thuật ngữ quen thuộc trong truyền thông, được các cá nhân, doanh nghiệp, áp dụng trong quảng bá thương hiệu. Đưa dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng.
Tổ chức sự kiện là lên kế hoạch và triển khai các hoạt động ở lĩnh vực khác nhau như giải trí, xã hội, thương mại, nghệ thuật, thể thao, giáo dục... nhằm thu hút sự chú ý và truyền tải thông điệp đến người tham dự.
TỔ CHỨC SỰ KIỆN BAO GỒM NHỮNG LĨNH VỰC NÀO?
Tổ chức sự kiện là công việc bao hàm khá rộng các lĩnh vực đời sống như:
+ Business events: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh.
+ Corporate events: Các hoạt động sự kiện của doanh nghiệp như các ngày lễ kỷ niệm, sự kiện tri ân, tiệc cuối năm,...
+ Sports events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao.
+ Exhibition events: Các sự kiện triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm,...
+ Sales events: Các sự kiện liên quan đến buôn bán hàng hóa.
+ Festival events: Sự kiện liên hoan, lễ hội.
+ Concert events: Các sự kiện hòa nhạc, đêm nhạc hòa tấu.
+ Entertainment events: Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí.
+ Movie events: Các hoạt động sự kiện phim ảnh.
+ Wordshop event: Sự kiện hội thảo, hội nghị.
+ Product brand events: Các hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm.
VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN
+ Tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ các hoạt động PR, marketing, gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu. Đôi khi tổ chức sự kiện nhằm mục đích bán hàng hoặc hội họp, giải trí lễ kỷ niệm, tiệc tất niên, gala dinner. Tổ chức sự kiện được tạo ra chủ yếu để thu hút được sự quan tâm của công chúng và đối tượng mục tiêu sự kiện muốn hướng đến.
+ Tổ chức sự kiện có vai trò là một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm. Nó chỉ đứng sau các hoạt động như quảng cáo và nghiên cứu thị trường.
+ Doanh nghiệp tổ chức event chủ yếu nhằm đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ. Qua đó, tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.
CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Tổ chức sự kiện bao gồm nhiều các lĩnh vực đời sống. Do đó, các loại hình tổ chức sự kiện cũng hết sức đa dạng. Phân loại theo mục đích, các sự kiện được chia theo những hạng mục chính sau:
+ Sự kiện kỷ niệm (Anniversary event): những sự kiện lễ hội hoặc những sự kiện xã hội nhằm mục đích kỷ niệm. Bao gồm các lễ hội truyền thống, kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật doanh nghiệp, lễ khởi công, động thổ,...
+ Sự kiện tiếp thị (Marketing event): những sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ. Bao gồm: hội chợ, giới thiệu sản phẩm, lễ khánh thành, khai trương,...
+ Sự kiện khen thưởng, tri ân (Gratitude event): những sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể như: lễ tưởng niệm, lễ trao giải,...
+ Sự kiện giáo dục (Educational event): những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục như: hội nghị, hội thảo, lễ tốt nghiệp,...
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Mỗi sự kiện thường mang nhiều đặc điểm và tính chất khác nhau. Vì vậy, quy trình tổ chức sự kiện đối với mỗi sự kiện không thể hoàn toàn giống nhau. Mỗi một sự kiện cần lập kế hoạch và kịch bản chương trình rõ ràng:
1. Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện
+ Tìm hiểu về nguyện vọng của đơn vị tổ chức sự kiện về loại hình sự kiện mà họ muốn tổ chức.
+ Nghiên cứu các yếu tố có thể tác động đến sự kiện như: mục tiêu, ngân sách, nhân sự và các yếu tố ngoại cảnh,...
+ Lên ý tưởng và lập kế hoạch cụ thể cho sự kiện, lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện, quy trình diễn ra sự kiện,...
+ Vận chuyển, lắp đặt và trang trí cho sự kiện.
+ Quảng bá truyền thông cho sự kiện.
+ Đề ra các phương án dự phòng cho sự kiện.
2. Giai đoạn thực hiện sự kiện
+ Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện.
+ Tổ chức quản lý và điều hành các diễn biến chính của sự kiện.
+ Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện.
+ Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện.
+ Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện.
+ Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới.
+ Đội ngũ hậu cần thực hiện các công việc chuẩn bị phía sau cánh gà, tổ chức lắp đặt thiết bị âm thanh ánh sáng sự kiện.
3. Kết thúc sự kiện
Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:
+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện.
+ Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện.
+ Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện.
+ Chăm sóc khách hàng.
Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp - Solution Group
TẠI SAO NÊN LỰA CHỌN CÁC CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP?
Một Công ty chuyên tổ chức sự kiện uy tín sẽ biết rõ các bước làm, quá trình thực hiện sự kiện để tiến hành sự kiện thành công. Tổ chức sự kiện chất lượng đòi hỏi Công ty tổ chức phải có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn, có ý tưởng độc đáo tránh nhàm chán, trùng lặp. Đưa đến cho khách hàng nhiều lựa chọn, tối ưu ngân sách và nhân lực, thực hiện đúng tiến trình sẽ giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí trong quá trình tổ chức. Dự báo rủi ro có thể xảy ra và có các phương án dự phòng giúp sự kiện được suôn sẻ và thành công đúng yêu cầu của khách hàng.
Solution Group đơn vị với hơn 16 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện, với kinh nghiệm lâu năm và sự sáng tạo không ngừng nghỉ của đội ngũ nhân sự, Solution Group đã và đang phục vụ rất nhiều khách hàng. Nhận lại những phản hồi tích cực từ các đơn vị liên quan. Liên hệ ngay với chúng tôi khi bạn cần tổ chức sự kiện.
CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN GIẢI PHÁP VIỆT NAM (SOLUTION GROUP)
Website: http://solution.com.vn/
