Tin tức

TỔ CHỨC SỰ KIỆN CẦN NHỮNG YẾU TỐ GÌ ?

26/02/2021 | 09:25

Có rất nhiều câu hỏi xung quanh vấn đề làm như thế nào để có thể tổ chức được một sự kiện thành công? Để tổ chức một sự kiện thành công cần chú ý nhiều yếu tố. Tùy vào từng hình thức sự kiện mà có những điều chỉnh về nội dung, cách thức tổ chức, Solution Group xin đưa ra những yếu tố cần chú ý sau:

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp - thương hiệu Olympus

1. Xác định khách hàng mục tiêu của sự kiện

Một trong những đánh giá sự thành công của sự kiện dựa trên số lượng và giá trị khách hàng mà sự kiện thu hút. Chính vì vậy, việc xác định khách hàng mục tiêu, khách hàng tiềm năng là điều đặc biệt quan trọng. Điều này bắt buộc nhà tổ chức sự kiện phải xác định đúng khách hàng mục tiêu, khách hàng tiềm năng của sự kiện là ai? Thông điệp của sự kiện là gì? Những thói quen tiêu dùng của họ như thế nào để tạo ra những hoạt động tương tác thật sự hiệu quả.

2. Đặt mục tiêu cụ thể

Để xác định một sự kiện thành công chính là đạt được mục tiêu hoạt động sự kiện. Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà có thể đo lường được hiệu quả mà hoạt động tổ chức sự kiện mang lại danh tiếng cho Công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.

3. Quảng bá - truyền thông về sự kiện

Không chỉ trước khi diễn ra sự kiện, nhà tổ chức sự kiện cần chú ý thực hiện các chiến lược về quảng bá sự kiện cả trong sự kiện và sau khi kết thúc sự kiện. Điều này sẽ giúp thông tin sâu, rộng về sự kiện nhất là đối với đối tượng khách hàng tiềm năng, khách hàng của doanh nghiệp một cách triệt để hơn. Đối với những sự kiện thương mại như: triển lãm, hội chợ... việc tổ chức sự kiện truyền thông, hé lộ những thông tin đắt giá thu hút khách mời cũng là cách bạn đang làm tốt vai trò dành sự quan tâm ưu tiên của khách hàng so với đối thủ. Và sau sự kiện, chúng ta cần một lần nữa nhắc nhớ, khẳng định "dành lấy" sự quan tâm khách hàng khi họ có những quyết định lựa chọn sản phẩm, dịch vụ.

4. Thiết lập và chăm sóc thật tốt các mối liên hệ

Một số sự kiện đánh giá thành công dựa trên số lượng khách tham dự, tuy nhiên cũng có những sự kiện đánh giá thành công dựa trên chất lượng khách tham dự. Vì vậy, nhà tổ chức sự kiện cần xác định rõ điều này ngay từ đầu để có chiến lược cụ thể.

Ví dụ: với các sự kiện thương mại, thành công của sự kiện đánh giá dựa trên số lượng khách ghé thăm gian hàng, số lượng thiết lập các giao dịch, đơn hàng,...

Và một điều cũng rất quan trọng, nhà tổ chức sự kiện thường "quên" chăm sóc khách hàng sau khi sự kiện kết thúc. Việc chúng ta tạo ra một sự kết nối tốt cần được duy trì, chăm sóc và nhân rộng các mối quan hệ đã được thiết lập. Điều này giúp doanh nghiệp có được một data khách hàng tốt, cũng như tạo được uy tín cho các sự kiện tiếp theo.

5. Nhân lực là yếu tố quan trọng

Nhân lực luôn là vấn đề nòng cốt của các doanh nghiệp. Vì vậy, tổ chức sự kiện cũng không nằm ngoài phạm vi trên. Việc tổ chức quảng bá sự kiện thành công nhưng nhân sự không đáp ứng được yêu cầu, phục vụ khách hàng tốt sẽ trở thành điều cực kỳ tồi tệ cho doanh nghiệp. Ngược lại, đó còn sẽ trở thành điều "giết chết" doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Vì vậy, doanh nghiệp cần có nguồn nhân lực tốt, đào tạo, huấn luyện thật chuyên nghiệp để phục vụ khách hàng.

6. Sự kiện phục vụ cho bán hàng

Tùy vào từng sự kiện cụ thể, chúng ta cũng sẽ có những mục tiêu cụ thể đi kèm. Tuy nhiên, tất nhiên, tất cả những hoạt động chúng ta làm đều vì một mục tiêu chung: kinh doanh, bán hàng, doanh số.

Rõ ràng nhất là trong các sự kiện về thương mại như sự kiện triển lãm, hội chợ..., ngoài mục đích truyền thông, quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp mục tiêu cuối cùng chính là bán được sản phẩm, là kinh doanh. Điều này sẽ là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp. Chúng ta cần làm tốt việc thu hút khách hàng, quảng bá sản phẩm... để đạt được mục đích tăng doanh thu.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị tổ chức tất niên, tiệc gặp mặt đầu năm, cuối năm, sự kiện Gala Dinner chuyên nghiệp xin vui lòng liên hệ với chúng tôi. Ngoài ra, Solution Group cung cấp nhiều dịch vụ tổ chức sự kiện đa dạng: Tổ chức lễ khai trương khánh thành, tổ chức lễ khởi công, động thổ, tổ chức giới thiệu sản phẩm dịch vụ.