7 bí quyết để tổ chức sự kiện Thành Công

Tổ chức sự kiện thành công luôn là nỗi băn khoăn của doanh nghiệp đặc biệt là bộ phận Marketing. Việc lên kịch bản, ý tưởng đã khó; việc triển khai và thực hiện làm sao để sự kiện diễn ra thành công suôn sẻ còn khó hơn.

Tổ chức lễ khai trương Civie Car và tòa nhà dịch vụ thương mại

Dưới đây là 7 Bí quyết của các Nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chỉ ra sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả khi làm sự kiện.

Bí quyết số 1: Chú trọng đến địa điểm khi lên ý tưởng  

Địa điểm quyết định 30% thành công sự kiện. Sau khi xác định thời điểm tổ chức sự kiện; bạn nên tìm ngay địa điểm phù hợp nhất để tổ chức. Nhanh chóng chốt địa điểm, hoàn thành thủ tục thuê mượn; hãy đặt cọc ngay từ đầu nếu có thể, tránh việc bị mất địa điểm không đáng có.

Trong hợp đồng hãy chú ý đến các điều khoản nghĩa vụ và hỗ trợ. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch dự phòng cần thiết.

“Địa điểm rất quan trọng”

Bí quyết số 2:  Trao đổi kỹ càng trước khi chốt kế hoạch

Điều tối kỵ khi làm sự kiện là thay đổi kế hoạch. Cả đội lập kế hoạch nên dành ⅓ thời gian để trao đổi thật chi tiết và rõ ràng. Hãy cùng nhau tranh luận để đưa ra ý tưởng tốt nhất; hạn chế thay đổi khi kế hoạch được tiến hành.

Khi có một thay đổi nào dù nhỏ nhất cũng sẽ làm tốn thời gian xử lý, hoặc trả giá bằng chi phí. Thời gian tiến độ sự kiện cực kỳ quan trọng.

Bí quyết số 3: Quản lý công việc chuyên nghiệp

Ban có thể quản lý các đầu việc qua các công cụ hỗ trợ. Tiện dụng nhất có thể dùng Excel, lịch nhắc nhở,...
- Danh sách công việc 
- Thời gian hoàn thành 
- Người thực hiện 
- Mức độ ưu tiên 
- Chi phí dự toán 
- Chi phí thực tế 
- Những lưu ý cụ thể   

Có thể bạn quan tâm Tổ chức lễ khai trương, khánh thành chuyên nghiệp

Bí quyết số 4: Luôn để ý đến tiểu tiết

Những yếu tố mang tính đặc thù địa phương, khó thấy như văn hóa, tôn giáo, thói quen,… sẽ quyết định tới hơn 50% sự thành công của sự kiện. Nên phân tích danh sách khách mời, thói quen của khách hàng để tìm được điểm chung đồng nhất. Các yếu tố không thể dung hòa hãy bỏ qua.  

Bí quyết số 5: Luôn sẵn sàng phương án B, thậm chí C

Luôn sẵn sàng phương án dự phòng khi tổ chức sự kiện

Trong tổ chức sự kiện, không có kế hoạch nào hoàn hảo 100% được; nhưng sẽ luôn cần có phương án dự phòng cho 100% các trường hợp. Mộ Luôn nhắm vào mục tiêu tốt nhất và dự phòng những trường hợp xấu nhất. Những yếu tố ngoại cảnh không thể kiểm soát luôn phải được dự trù (Thời tiết, thiết bị, nhân sự, khách mời…)  

Bí quyết số 6: Đội ngũ hỗ trợ khách hàng rất quan trọng

Luôn sẵn sàng phục vụ, chủ động hướng dẫn khách hàng. Đừng để khách hàng phải tự mình tìm kiếm thông tin. Đội ngũ hướng dẫn, y tế và kỹ thuật là phải có cho tất cả các sự kiện. Cùng sự chuẩn bị về nhân sự, hãy trang bị cho họ những thiết bị cần thiết.  

Bí quyết số 7: Đừng đánh giá thấp hiệu quả từ các thiết bị số

Sự kết hợp của âm thanh ánh sáng Một chương trình sẽ thú vị và hấp dẫn hơn 100 LẦN khi kết hợp với các thiết bị âm thanh ánh sáng. Dù chi phí có thể sẽ cao hơn một chút nhưng hiệu quả những thiết bị này mang lại là không thể bàn cãi. Chắc chắn không doanh nghiệp nào muốn sự kiện được quảng bá trên mạng với hình ảnh nhàm chán.  
 

Trên đây là 7 bí quyết để tổ chức một sự kiện thành công. Ngoài ra còn rất nhiều những việc cần phải xử lý và phải có kinh nghiệm mới thực hiện tốt được. Công ty CP tập đoàn giải pháp Việt Nam – Solution là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi đã có hơn 15 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đã thực hiện thành công hàng trăm sự kiện mang tính chất quan trọng đối với khách hàng.

Doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để nhận được tư vấn và dịch vụ tốt nhất!

CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN GIẢI PHÁP VIỆT NAM (SOLUTION GROUP)
Website: http://solution.com.vn/