Lĩnh vực tổ chức sự kiện được dự đoán tăng 83% nhu cầu trong năm 2023. Nhằm mục đích kết nối lại với nhân sự, khách hàng, và chủ đầu tư sau 2 năm đại dịch, nhiều doanh nghiệp chọn tổ chức sự kiện làm cây cầu tiếp cận khách hàng. Các hình thức tổ chức sự kiện được ưa chuộng là biz event, tổ chức lễ khai trương, tổ chức gala, sự kiện đóng vai, lễ hội ẩm thực, nghị hội,...

Trước khi đưa ra quyết định nên tổ chức sự kiện hay không, nhiều lãnh đạo trăn trở "Nhân sự công ty mình cũng đông, hay là để nhân sự lên kế hoạch và điều phối sự kiện? Thuê riêng một công ty tổ chức sự kiện có cần thiết?"

Bài viết này sẽ so sánh những ưu khuyết điểm của thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện.

Doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện

Ưu điểm khi doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện

Nâng cao năng lực nhân viên công ty

Doanh nghiệp có thể tự tổ chức sự kiện cho mình. Đúng là vậy. Doanh nghiệp đa phần đều có bộ phận hành chính nhân sự và marketing có kinh nghiệm hoặc đã từng va chạm với các góc cạnh của tổ chức sự kiện như lên kế hoạch thu chi ngân sách, kế hoạch truyền thông, thiết kế, chạy quảng cáo,... Vì vậy, nhân viên của công ty có thể cùng bàn bạc đề xuất ra các phương án triển khai tổ chức sự kiện. Ưu điểm là, nhân sự công ty sẽ có cơ hội rèn luyện và phát triển bản thân ở một vai trò mới hơn, giúp phát huy khả năng tổ chức và sáng tạo.

Tiết kiệm ngân sách thuê công ty sự kiện

Ưu điểm khác của doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện là các nhân sự đề nắm rõ tình hình và vị thế của công ty hơn bên ngoài, nên sẽ tiết kiệm ngân sách thuê ngoài. Chi phí cho một công ty tổ chức sự kiện sẽ không rẻ, nên nhiều doanh nghiệp mang tâm lý, thà bù khoản chi phí này sang chi phí cho ấn phẩm và truyền thông, cũng mang lại giá trị tương đương.

Nhược điểm khi doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện

Thế nhưng, có những hạn chế khi doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện mà bạn cần lường trước.

Nhân sự công ty thiếu kinh nghiệm làm event chuyên nghiệp

Đầu tiên, nhân sự công ty dù có va chạm với các đầu mục công việc tổ chức sự kiện, thì họ vẫn không chuyên về lập kế hoạch, tổ chức, và vận hành sự kiện. Đặc biệt khi bạn muốn làm một sự kiện quy mô vừa và lớn, có khách hàng và đối tác tham dự. Phòng marketing có thể làm rất tốt vai trò branding sự kiện, nhưng đối mặt với tình huống phát sinh (ánh sáng, âm thanh, khách mời) thì họ sẽ dễ bị cuống.

Chi phí phát sinh có thể tăng chóng mặt

Tiếp theo, mặc dù mang tâm lý tiết kiệm ngân sách, nhưng liệu doanh nghiệp có thực sự tiết kiệm sau khi tổng kết sự kiện. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp sau khi tổng kết lại chi phí, khoản chi cho danh mục phát sinh khác tăng cao gấp nhiều lần với kế hoạch ban đầu. Đó là vì đến khi bắt tay vào làm, các vấn đề mới liên tục xảy ra, mà nội bộ công ty không có kinh nghiệm xử lý vấn đề đó, dẫn tới "đầu voi đuôi chuột", loạn cào cào. Nhìn về cơ bản, công ty dù có thể tiết kiệm chi phí cho nhân sự hoặc chi phí quản lý sự kiện nhưng đối với các dịch vụ khác như: hoa tươi, âm thanh, anh sáng, thủ tục giấy phép… thì không hẳn giảm thiểu được chi phí vì đối với những khách hàng vãng lai thì các nhà cung cấp dịch vụ thường nâng giá thành lên cao.

Ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng

Cuối cùng, những thiếu sót khi tổ chức sự kiện không chuyên nghiệp làm ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh công ty trong mắt đối tác và khách hàng. Một ấn tượng tốt về doanh nghiệp có thể không gây tượng mạnh mẽ với người tham dự bằng một ấn tượng xấu. Khách hàng có thể quay lưng với bạn ngay lập tức nếu trong sự kiện, bạn quên mất không giải quyết thắc mắc hoặc hỗ trợ khách hàng khi họ cần.

Thuê công ty tổ chức sự kiện trọn gói

Ưu điểm khi công ty thuê công ty tổ chức sự kiện trọn gói

Chuyên nghiệp từ chuẩn bị, vận hành đến kết thúc sự kiện

Chắc chắn, một công ty chuyên tổ chức sự kiện trọn gói cho doanh nghiệp sẽ khắc phục toàn bộ những khuyết điểm khi doanh nghiệp tự vận hành sự kiện.

Họ có đội ngũ tổ chức, lên kế hoạch, vận hành, và dọn dẹp sự kiện chuyên nghiệp, bài bản. Doanh nghiệp chỉ cần một nhân viên follow kế hoạch tổng thể để nắm chắc bên công ty thuê sự kiện đang làm đúng theo yêu cầu của doanh nghiệp. Vấn đề thiếu nhân sự phục vụ khách hàng cũng sẽ giảm thiểu thấp nhất, vì đội ngũ tổ chức sự kiện đều là những nhân sự đã quen chạy sự kiện, có thể phục vụ một lúc 2-3 bàn kề nhau. Khi nhân sự doanh nghiệp không còn ở vai trò người phục vụ mà ở vai trò người tham dự, chắc chắn họ cũng vui vẻ hơn. Bên cạnh nâng cao trải nghiệm khách hàng và đối tác, các nhà lãnh đạo cũng sẽ giành được thiện cảm của nhân viên công ty mình vì nhìn nhận đúng vai trò và năng lực của họ.

Gây ấn tượng thương hiệu trong lòng đối tác và khách hàng

Khi một doanh nghiệp đầu tư vào thuê công ty tổ chức sự kiện doanh nghiệp trọn gói, các đối tác và khách hàng cũng có nhữngđánh giá tích cực về doanh nghiệp đó. Sự chuyên nghiệp và mới mẻ trong trải nghiệm khách hàng là tiền đề dẫn khách hàng quay lại với thương hiệu bạn. Như vậy, một mục tiêu đầu tiên khi bạn tổ chức sự kiện đã hoàn thành, đó là "ghi dấu trong tâm trí khách hàng". Điều này cũng tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp bạn so với đối thủ trên thị trường.

Chi phí minh bạch, rõ ràng, không phát sinh ngoài

Khi thuê dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bài bản , bạn được công ty đó chuẩn bị tất cả dịch vụ từ đề xuất thuê địa điểm, chuẩn bị backdrop, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, hoa tươi,... và chắc chắn rằng, mọi chi phí đều đã nằm trong giá đàm phán ban đầu. Có rất nhiều công ty tổ chức sự kiện, bao gồm Solution Group cam kết không phát sinh chi phí ngoài hợp đồng đã ký kết. Như vậy, doanh nghiệp đã có dự chi ngân sách cho toàn bộ event mà không cần lo rủi ro về khoản chi phí phát sinh sau đó.

Nhược điểm khi công ty thuê công ty tổ chức sự kiện trọn gói

Cẩn thận với những công ty tổ chức sự kiện giả mạo, không chuyên nghiệp

Trên thị trường có rất nhiều công ty PR bản thân tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đột phá, giá hữu nghị. Công cụ chạy quảng cáo của Google, Facebook tạo điều kiện để các công ty tổ chức sự kiện cạnh tranh nhau nhiều hơn, nhưng cũng khiến thông tin doanh nghiệp thuê tổ chức sự kiện tiếp cận sai lệch. Làm sao chọn được một đơn vị tổ chức sự kiện thực sự uy tín, trách nhiệm, và chuyên nghiệp là bài toán mà các nhà quản trị phải giải chính xác.

Solution tư vấn các doanh nghiệp nên chọn thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp theo một số tiêu chí sau:

• Công ty có kinh nghiệm lâu năm trong tổ chức event: những công ty càng lâu năm thì kinh nghiệm làm event càng lớn. Họ có những ràng buộc chắc chắn về hợp đồng và quyền lợi doanh nghiệp. Chưa kể, nếu họ không uy tín, chắc chắn sẽ khách hàng sẽ không tin tưởng mà giới thiệu hay sử dụng dịch vụ nhiều lần.
• Công ty có địa chỉ văn phòng rõ ràng, đội ngũ nhân sự đông, năng động, được đào tạo bài bản: đảm bảo quá trình diễn ra event không rối loạn, không phát sinh những vấn đề không cần thiết. Khách hàng tham dự được đảm bảo quyền lợi tối đa.
• Công ty từng tổ chức thành công các sự kiện tương tự: doanh nghiệp có thể tham khảo những event mà công ty thuê tổ chức sự kiện đã hoàn thiện trước đó để đánh giá khả năng chuyên nghiệp đến đâu. Hãy tham khảo những group lĩnh vực làm truyền thông sự kiện trên các trang mạng xã hội để có thêm cơ sở đánh giá năng lực của công ty tổ chức sự kiện đó.

Chi phí thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không rẻ

Yếu tố giá cả là lí do khiến nhiều nhà lãnh đạo ngại ngần khi thuê dịch vụ làm sự kiện trọn gói. Tùy vào mô hình tổ chức sự kiện, quy mô khán giả, địa điểm,... mà các gói thuê tổ chức sự kiện khác nhau. Nếu nhân viên của bạn đủ lớn và đủ mạnh, việc chuẩn bị và làm event vừa và lớn là có khả năng, và sẽ tiết kiệm hơn chi phí thuê tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Chưa kể, hiện nay nhiều công ty chuyên làm event thương hiệu chỉ đặt lợi ích lên trên, nên thổi phồng giá thị trường. các doanh nghiệp nếu không cẩn thận có thể sẽ chọn nhầm công ty tổ chức sự kiện vừa đắt vừa kém chất lượng.

Trước khi quyết định thuê một công ty tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần tham khảo giá thị trường và trình độ chuyên môn của công ty đó. Những thông tin này không khó để tìm kiếm. Đừng quá tin vào quảng cáo, vì đa số đều là công ty tự bỏ tiền PR chính mình. Những công ty chuyên nghiệp thực sự sẽ có những cách tiếp cận khách hàng chuyên nghiệp bài bản, và được nhiều doanh nghiệp giới thiệu nhau.
 

Xem thêm: THIẾT KẾ QUẢNG CÁO THƯƠNG HIỆU: GIÁ TRỊ LÀM NÊN SỰ KHÁC BIỆT

Solution Group - công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng

Với sứ mệnh mang đến một dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất, sau hơn 18 năm theo đuổi lĩnh vực tổ chức sự kiện doanh nghiệp tại Hà Nội, Hồ Chí Minh và Đà Nẵng, Solution Group tự tin mang đến dịch vụ thuê tổ chức sự kiện trọn gói, chuyên nghiệp, đột phá, sáng tạo.

• Quyền lợi khách hàng luôn là ưu tiên số 1

• Tư vấn lên kế hoạch, đề xuất vận hành sự kiện theo văn bản rõ ràng

• Hợp đồng ký kết minh bạch, cam kết không phát sinh chi phí khác

• Trang thiết bị hiện đại, nhân sự chuyên nghiệp, nhiệt tình

• Linh hoạt tổ chức trong và ngoài trời tùy theo yêu cầu khách hàng

• Nhận tổ chức mọi loại sự kiện: tổ chức hội nghị, lễ hội văn hóa ẩm thực, khai trương, khánh thành, tiệc tất niên, ...

Tổng kết

Qua bài viết này, hẳn bạn đã có những tiêu chuẩn chọn tự tổ chức event hoặc thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho riêng mình. Nhìn chung, tùy vào quy mô sự kiện mà nhà lãnh đạo sẽ quyết định nên hay không nên thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bên ngoài. Nhưng nhìn tổng thể, thuê một công ty chuyên làm tổ chức sự kiện là tốt hơn, tối ưu những vấn đề phát sinh, trong khi vẫn thành công đánh dấu sự thành công trong công đoạn chinh phục tìm cảm khách hàng.

Liên hệ với Solution Group để được tư vấn tổ chức sự kiện doanh nghiệp sáng tạo, chất lượng, hiệu quả, nhanh chóng, đáng tin cậy. 

CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN GIẢI PHÁP VIỆT NAM (SOLUTION GROUP)

 Website: http://solution.com.vn/

Hotline: 091.252.5577 / 097.660.2468