NHỮNG TIÊU CHÍ LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Tổ chức sự kiện hàng năm đã trở thành một hoạt động không còn xa lạ với các doanh nghiệp và công ty hiện nay. Để đạt được thành công trong sự kiện, có rất nhiều yếu tố quan trọng cần được xem xét. Trong số đó, địa điểm tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng nhất.
Để tìm ra một địa điểm phù hợp, bạn nên thực hiện khảo sát thực tế. Nếu chỉ dựa trên thông tin trên mạng, bạn sẽ khó có thể nắm bắt được toàn bộ không gian, bố trí và các dịch vụ sự kiện. Một số địa điểm có thể đã xuống cấp hoặc không cung cấp đầy đủ những dịch vụ mà doanh nghiệp cần. Đây là những lưu ý quan trọng để bạn xem xét kỹ trước khi quyết định thuê một địa điểm tổ chức sự kiện.
Chọn địa điểm dựa trên mục đích sự kiện
Khi quyết định tổ chức một sự kiện, mục đích của sự kiện sẽ trở thành yếu tố quan trọng nhất để xác định địa điểm tổ chức. Tùy vào mục đích của sự kiện, bạn sẽ phải quyết định xem sự kiện sẽ được tổ chức trong nhà hay ngoài trời, được quảng bá rộng rãi hay chỉ hướng đến một bộ phận nhỏ của khách hàng. Thông thường, các sự kiện lớn được tổ chức nhằm quảng bá hình ảnh của công ty đến với người tiêu dùng. Do đó, chọn một địa điểm tổ chức phù hợp sẽ là yếu tố quyết định đến hiệu quả của việc đưa thương hiệu đến gần hơn với khách hàng.
Địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà
Dựa trên số lượng khách mời
Địa điểm tổ chức sự kiện phải phù hợp với số lượng khách mời. Nếu số lượng khách mời đông đảo, bạn cần chọn khuôn viên sự kiện rộng rãi và thoải mái. Một khách sạn hoặc hội trường có thể là sự lựa chọn thích hợp cho những sự kiện có quy mô lớn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tổ chức sự kiện ngoài trời, công viên hay bãi biển sẽ là những địa điểm tuyệt vời để tạo không gian thoải mái, gần gũi.
Hội trường tổ chức sự kiện với quy mô lớn
Vị trí di chuyển thuận tiện
Hãy đảm bảo xem xét khoảng cách địa lý của những người tham dự đến địa điểm tổ chức sự kiện. Nếu địa điểm quá xa, khách mời sẽ gặp khó khăn trong việc di chuyển đến sự kiện và điều này có thể ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp. Vì vậy, nên chọn những địa điểm nằm trong phạm vi trung tâm thành phố để dễ dàng tiếp cận.
Nếu sự kiện mời khách nước ngoài tham dự, hãy tìm địa điểm tổ chức gần khách sạn mà bạn đã đặt trước cho họ hoặc gần những điểm du lịch nổi tiếng. Trước khi quyết định chọn địa điểm, bạn cần phải tìm hiểu về tình hình giao thông, cũng như đường đi tới địa điểm đó để có thể cân nhắc giữa các địa điểm khác nhau. Tất cả những yếu tố này đều cần được xem xét để chọn được địa điểm phù hợp và đạt hiệu quả cao trong việc quảng bá thương hiệu và tạo ấn tượng với khách mời.
Sức chứa của không gian
Để tổ chức một sự kiện thành công, việc chọn hội trường với sức chứa phù hợp là rất quan trọng. Tuy nhiên, trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, bạn nên xác nhận lại số lượng khách mời đã xác nhận tham dự sự kiện. Điều này giúp bạn dễ dàng xác định được không gian cần rộng bao nhiêu và cần số lượng bàn ghế ra sao.
Để lựa chọn được hội trường thích hợp, bạn cần tìm hiểu và so sánh các tiện ích của từng hội trường. Có những hội trường có sức chứa lên tới 800 khách, nhưng không phù hợp với các sự kiện nhỏ. Bên cạnh đó, cũng có hội trường với sức chứa tương đương nhưng vì không gian còn lại là của sân khấu hoặc các quầy trưng bày sản phẩm nên chỉ sắp được 100 chỗ. Tùy vào nhu cầu cũng như quy mô của sự kiện mà chọn ra không gian phù hợp sẽ giúp bạn tổ chức một sự kiện thành công và hiệu quả.
Khuôn viên sự kiện rộng rãi và thoải mái với sức chứa 1000 người
Dịch vụ và Tiện ích mang lại
Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, việc có sẵn các dịch vụ đi kèm là một yếu tố quan trọng cần được xem xét. Nếu địa điểm có thể cung cấp dịch vụ cho thuê dàn âm thanh - ánh sáng, Wifi, thì bạn có thể giảm bớt một phần chi phí tổ chức sự kiện của mình.
Bên cạnh đó, nếu sự kiện có thời gian giải lao giữa giờ, việc có thêm dịch vụ ăn uống sẵn có tại địa điểm tổ chức sự kiện sẽ giúp cho khách mời nạp lại năng lượng và tạo cơ hội giao lưu với nhau. Các nhà hàng, trung tâm sự kiện thường có sẵn các dịch vụ này và nên được xem xét làm địa điểm tổ chức sự kiện của bạn.
Vấn đề an toàn, an ninh
Khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện, việc đảm bảo an ninh và an toàn cho khách mời là rất quan trọng. Bạn cần tìm hiểu trước khu vực chương trình được tổ chức và đảm bảo rằng an ninh tuyệt đối trong quá trình diễn ra sự kiện. Một số địa điểm có đội ngũ bảo vệ túc trực và hệ thống an ninh hiện đại sẽ giúp bạn yên tâm hơn khi tổ chức sự kiện. Nếu có bất kỳ nghi vấn nào về an toàn, bạn nên tìm hiểu kỹ và đổi địa điểm ngay trong thời gian lên kế hoạch chương trình để đảm bảo an toàn cho khách mời của bạn. Việc đảm bảo an ninh và an toàn sẽ giúp cho khách mời cảm thấy an tâm và có trải nghiệm tốt hơn trong sự kiện của bạn.
Đảm bảo an ninh trong sự kiện
Phù hợp với chi phí tổ chức
Nguyên tắc "tiền nào của nấy" luôn tồn tại trong việc sử dụng sản phẩm và dịch vụ. Tuy nhiên, tối ưu hóa chi phí là vô cùng quan trọng. Thay vì chỉ quan tâm đến danh tiếng của các địa điểm nổi tiếng, hãy lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và phù hợp với ngân sách của bạn. Hãy tận dụng nguồn nhân lực và các nhà cung cấp bên thứ ba để giảm bớt những chi phí không cần thiết.
Tổng kết
Một gợi ý hữu ích cho bạn là tạo ra một danh sách kiểm tra các yếu tố quan trọng để khảo sát và xem xét trước khi quyết định chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Dự trù cho các tình huống phát sinh là điều cần thiết, và nếu bạn đã chuẩn bị đầy đủ, không có gì không thể hoàn hảo. Nếu bạn thiếu kinh nghiệm tổ chức sự kiện, hãy lựa chọn một đơn vị chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Điều này sẽ đảm bảo thành công cho sự kiện của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp bạn đang lên kế hoạch tổ chức sự kiện để ra mắt sản phẩm mới hay truyền thông thương hiệu, xin hãy liên hệ với chúng tôi. Solution sẽ tư vấn lựa chọn địa điểm, kèm theo các dịch vụ tổ chức sự kiện với giá cả phải chăng và phù hợp với quy mô doanh nghiệp.
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN GIẢI PHÁP VIỆT NAM (SOLUTION GROUP)
Hotline: 0912525577 - 0976602468
Website: https://solution.com.vn/
