3 bước nâng cao tỷ lệ thành công buổi tổ chức họp báo

Tổ chức họp báo là một hoạt động truyền thông quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi ngoài mục đích giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới người tiêu dùng thì cũng là dịp để các doanh nghiệp tiếp nhận những phản hồi từ người tiêu dùng về dịch vụ, sản phẩm của mình. Tổ chức họp báo là kênh đối thoại quan trọng bổ trợ cho chiến lược truyền thông của doanh nghiệp

Vậy quy trình thực hiện buổi hợp báo thành công là gì?

Bước 1 : Lên kế hoạch chuẩn bị tổ chức sự kiện họp báo

- Làm việc với doanh nghiệp, tổ chức hoặc ban lãnh đạo để nắm bắt được nội dung của buổi tổ chức họp báo, để lên kế hoạch chi tiết ( khách mời là ai, phải mời những báo đài nào, nhân sự như thế nào, cần chuẩn bị những gì,….? )

- Lê kế hoạch tìm địa điểm tổ chức ( tùy thuộc vào tính chất của buổi họp báo để lựa chọn không gian trong nhà hay ngoài trời ). Địa điểm tổ chức phải đáp ững được yêu cầu về không gian, trang thiết bị, đường đi, bãi đậu xe,…

Địa điểm tổ chức là yếu tố quan trọng tăng khả năng thành công cho buổi họp báo

- Lên kế hoạch mời báo đài tham dự : Nên lựa chọn những báo đài có uy tín ( báo in, báo mạng, truyền hình ) truyền tải chính xác thông tin, mục đích và mong muốn của ban tổ chức. Cần phải xác nhận sự có mặt của họ tại buổi họp báo, từ đó đưa ra các phương án dự phòng.

- Thiết kế không gian họp báo, bố trí các phương tiện nghe nhìn, báo giá tổng quát gồm cả nội dung chương trình và chi phí cho các cơ quan truyền thông.

- Viết kịch bản chương trình họp báo (Kịch bản chi tiết về nội dung, thời gian, ai làm gì…), lập bảng phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận để tiện trong việc kiểm tra, theo dõi, đánh giá tiến độ công việc.

- Chuẩn bị tài liệu để phát cho các nhà báo tham gia họp báo: Tài liệu họp báo tốt nhất nên trình bày theo cách đơn giản, dễ hiểu, nhưng vẫn đầy đủ thông tin. Quan trọng nhất của buổi họp báo là Thông cáo báo chí.

- Thảo luận với MC và người diễn thuyết: Một hoặc hai ngày trước buổi họp báo, doanh nghiệp cần thống nhất trước những nhân vật có bài nói quan trọng trước báo giới. Hướng dẫn cách trả lời những câu hỏi khó và cách tháo gỡ vấn đề gây tranh cãi. Những người được giao nhiệm vụ trả lời câu hỏi của nhà báo thì cần được chuẩn bị trước.

Trước khi diễn ra TCHB cần tập duyệt trước, kiểm tra về âm thanh, ánh sáng, nội dung chương trình và các vấn đề khác.

Quá trình chuẩn bị trước buổi họp báo là khâu quan trọng nhất, đóng góp từ 60% - 80% vào sự thành công của buổi họp báo.

Bước 2: Trong quá trình tổ chức họp báo

- Bám chặt theo kịch bản đã có, cố gắng đáp ứng đủ yêu cầu về mặt thời gian.

- Tiếp báo chí và đón khách : Cần chuẩn bị công tác tiếp đón các nhà báo chu đáo, khi nhà báo tới cần có lễ tân hướng dẫn và phát tài liệu với chủ đề của buổi họp báo.

- Khâu tặng quà cho phóng viên, khách mời: Nếu quà tặng cho nhà báo, khách mời mà gọn nhẹ thì nên tặng cho họ ngay khi họ đến đăng ký và nhận tài liệu, nếu quà cồng kềnh thì có thể để sau khi kết thúc họp báo (nhắc với họ là quà sẽ phát vào sau buổi họp báo).

- Nhân viên ở các bộ phận khác làm đúng công việc mà mình đã được phân công theo đúng kịch bản đã đề ra, chú ý đặc biệt đến timeline.

Trước khi kết thúc họp báo ban tổ chức đừng quên dành cho báo chí, khách mời lời cảm ơn chân thành nhất, hi vọng được hợp tác với họ trong tương lai.

Tổ chức họp báo cần bám sát kịch bản, kế hoạch đã đặt ra

Bước 3: Sau khi kết thúc buổi Tổ chức họp báo

Sau khi kết thúc buổi họp báo, ban tổ chức cần tiến hành họp và đúc kết kinh nghiệm nhằm:

- Đánh giá đúc kết kinh nghiệm sau khi kết thúc họp báo: Sau mỗi lần họp báo, ban tổ chức cần ngồi lại để cùng đánh giá, đúc rút kinh nghiệm về công tác tổ chức, đón tiếp tại buổi họp báo.

- Cảm ơn nhà báo và theo dõi tin tức. Viết email cảm ơn các nhà báo, khách mời đã tham dự buổi TCHB. Theo dõi xem báo đài nào đưa tin, tổng hợp lịch trình phát sóng, thông báo cho các bên liên quan để họ theo dõi.

- Nộp báo cáo PR: Kết thúc buổi họp báo, nhân viên cần viết báo cáo tổng kết về những kết quả đã làm được trong buổi họp báo, những gì mặt chưa được, đưa ra giải pháp khắc phục, tổng hợp tin, bài đã được phát sóng.

- Lưu giữ các tài liệu cần thiết: Sản phẩm sau họp báo, các mối quan hệ có được để phối hợp trong các sự kiện sau.

Trên đây là 3 bước quan trọng để nâng cao tỷ lệ thành công của buổi họp báo, nhưng mỗi buổi họp báo sẽ mang những nội dung và cách thực hiện khác nhau, vì thế để thực sự thành công các bạn hãy xử lý tình huống linh hoạt để phù hợp với nội dung mình cần thực hiện.

Công ty CP quảng cáo giải pháp Việt Nam – Solution chuyên tổ chức họp báo, hội thảo, tọa đàm. Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu tìm kiếm một đơn vị tổ chức họp báo, hội thảo chuyên nghiệp xin vui lòng liên hệ với chúng tôi : 091 252 5577 - 09766 02468 để được tư vấn hoàn toàn miễn phí.