NHỮNG LƯU Ý KHÔNG THỂ BỎ QUA KHI CHỌN PHÒNG TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

Việc thuê phòng hội nghị tổ chức sự kiện là một hoạt động cần được quan tâm, thực hiện một cách cẩn thận. Bởi phòng hội nghị là một trong các yếu tố xác định sự thành công của hội nghị. Dưới đây Solution xin chia sẻ một số lưu ý khi thuê phòng hội nghị mà các công ty, doanh nghiệp cần biết.

Số lượng khách mời là yếu tố quyết định.

Số lượng khách mời hội nghị là yếu tố quan trọng quý công ty cần xác định ngay từ đầu. Vì có số lượng cụ thể mới có thể chọn được phòng hội nghị phù hợp nhất.

Khi thuê phòng hội nghị chuyên nghiệp phải đảm bảo đủ không gian cho khách mời, khoảng cách lối đi hợp lý. Không quá hẹp mà cũng không quá rộng, dễ dàng cho việc di chuyển. Hãy đảm bảo khách mời luôn được thoải mái nhất. Thêm vào đó cần xác định được số lượng khách mời để bố trí hệ thống âm thanh ánh sáng sao tất cả mọi người tham dự đều có thể nắm bắt được thông tin cần truyền đạt.

Một không gian quá chật chội, khách mời sẽ cảm thấy bí bách, khó chịu trong thời gian quá dài. Ngược lại, nếu không gian quá lớn sẽ ảnh hưởng đến sự tập trung của người nghe, không đem lại hiệu quả cao cho hội nghị.

Địa điểm tổ chức hội nghị

Bên cạnh số lượng khách mời, địa điểm tổ chức hội nghị cũng là một trong những yếu tố cần lưu ý nếu muốn sự kiện diễn ra thành công. Hãy đảm bảo rằng địa điểm tổ chức của bạn thuận tiện nhất cho tất cả các khách mời tới tham dự.

Một yếu tố quan trọng khác đó là lựa chọn địa điểm phù hợp với tính chất của hội nghị. Với những hội nghị cao cấp địa điểm lựa chọn thường là các khách sạn lớn để đảm bảo được tính chất trang trọng cũng như nhận được sự hỗ trợ chuyên nghiệp nhất.

Thời gian tổ chức hội nghị

Đối với những hội nghị thông thường. Thời gian tổ chức hội nghị nên là cuối tuần. Vì đây là khoảng thời gian phù hợp cho khách mời. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý đặt địa điểm trước. Và có những phương án dự phòng trong trường hợp địa điểm đó kín chỗ do quá tải cuối tuần.

Trang thiết bị phục vụ hội nghị

Chuẩn bị phòng hội nghị không chỉ dừng lại ở khâu đặt được phòng đúng thời gian mong muốn. Mà còn ở quá trình lên trang thiết bị cần thiết. Một số trung tâm tổ chức sự kiện đã có đầy đủ các hạng mục. Như sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng.

Tuy nhiên để bảo đảm hội nghị diễn ra suôn sẻ. Cần kiểm tra những hạng mục này, chất lượng hoạt động và thử demo trước khi đưa vào vận hành. Một số hội nghị có nhu cầu sử dụng có hạng mục đặc biệt. Như mic di động, mic để bàn, tai nghe, phông chiếu… Thì cũng cần xác định số lượng, chuẩn bị và thi công lắp đặt trước.

Công ty CP Quảng cáo Giải pháp Việt Nam (SOLUTION GROUP) cung cấp dịch vụ tổ chức họp báo, tọa đàm, hội thảo chuyên nghiệp tại Việt Nam, với hơn 14 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi luôn tự tin vào khả năng thành công nếu được doanh nghiệp trao cơ hội thực hiện tổ chức.

Bạn vẫn chưa biết làm sao để có thể tổ chức được một buổi hội nghị, hội thảo – họp báo – tọa đàm thành công tốt đẹp?

Hãy liên hệ ngay với Solution, đội ngũ nhân sự của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe, sẻ chia và tư vấn tận tình cho bạn để mang tới một buổi hội thảo – họp báo – tọa đàm hoàn hảo nhất!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN GIẢI PHÁP VIỆT NAM (SOLUTION)

Hotline: (024).3976.4401/02

Email: contact@solution.com.vn

Website: http://solution.com.vn/